Asiakastietorekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida rekisteröityjä. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen noudatettavan EU:n tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation, GDPR) asettamat vaatimukset.

 

1. Rekisterinpitäjä

RKS Tietopalvelu Oy
Y-tunnus 0522597-0

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

RKS Tietopalvelu Oy
Kilonkulma 4
02610 Espoo
zenith.suikkari (at) gmail.com

 

2. Rekisteröidyt

Asiakastietorekisteri käsittää RKS Tietopalvelu Oy:n ja Zekotus - RKS Tietopalvelu Oy -verkkokaupan asiakkaiden henkilötietoja. Rekisteröity tarkoittaa henkilöä (asiakasta), jonka tietoja on tallennettu asiakastietorekisteriin.

 

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste

  • Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimus, suostumus tai oikeutettu etu
  • Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
  • Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (esim. messuilla kerätyt henkilötiedot, lomakkeelle kysytty lupa markkinointiin)

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat: 

  • Asiakassuhteen hoitamiseen
  • Tilauksen toimitukseen ja käsittelyyn sekä arkistointiin
  • Palveluistamme kertomiseen
  • Markkinointitarkoituksiin

 

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteriin tallennetaan asiakkaan etunimi, sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asioidessa käytetty kieli, asioidessa käytetty valuutta sekä ip-osoite. Yritysasiakkaalta tallennetaan lisäksi yrityksen nimi, y-tunnus tai alv-tunnus.

Lisäksi verkkokaupan tilaustietoihin tallennetaan asiakkaan tilauksen yhteydessä antamat tiedot, kuten tilauksen tuotesisältö, maksutapa ja toimitustapa.

 

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen:

RKS Tietopalvelu Oy
Kilonkulma 4
02610 Espoo

Tai sähköpostilla:
zenith.suikkari (at) gmail.com


Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
  • Asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta
  • Yritysasiakkaan julkisista tiedoista, esim. sähköpostiosoite yrityksen verkkosivuilla

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Verkkokauppamme toiminnan mahdollistamiseksi luovutamme henkilötietoja ainoastaan nettisivu- ja verkkokauppa-alustan palveluntarjoajalle sekä logistiikka ja maksupalvelu yhteistyökumppaneille. Kyseiset yritykset ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Näitä yrityksiä ovat:

  • Checkout Finland Oy (maksupalveluntarjoaja) 
  • Klarna Bank AB (maksupalveluntarjoaja)

 

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa.

Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta tai ilmoittamalla sähköpostitse rks.tietopalvelu (at) kolumbus.fi tai zenith.suikkari (at) gmail.com. 

Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden hoitamiseksi.


9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Henkilötietoja käsittelevät seuraavat yritykset:

  • Finqu Oy (verkkokauppa-alustan palveluntarjoaja)
  • Suomen Posti - Posti Group Oyj (tilausten toimitus)
  • Louhi Net Oy (web-hotellin palveluntarjoaja)
  • Ulkopuolinen kirjanpitäjä
  • Ulkopuoliset atk-tukipalvelut

 

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Mikäli joitain tietoja joudutaan palvelujen toimittamiseksi siirtämään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehditaan tietojen suojauksen riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan Komission mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Verkkokauppa-alustan palveluntarjoajan (Finqu Oy) sekä web-hotellin (Louhi Net Oy) palvelimet sijaitsevat Suomessa.

 

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.


12. Evästeet

Emme tee kävijäseurantaa. Käytämme evästeitä ainoastaan mahdollistaaksemme verkkokaupan toiminnan. Evästeitä tarvitaan esimerkiksi tuotteiden siirtämisessä ostoskoriin ja muissa vastaavissa verkkokaupan toiminnoissa.


13. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjän tietojärjestelmä sekä tiedostot on suojattu normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka myönnetään vain rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus liittyy.


14. Päivitykset

Varaamme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä Tietosuojaselostetta taataksemme tietojen ajanmukaisuuden ja oikeellisuuden.